Procédure pour la diffusion du calendrier de participation parentale

Voici un petit tutoriel qui a pour but d'outiller les parents désireux de diffuser le calendrier d'implication parentale via Google Drive. Vous retrouverez ci-dessous les étapes que je suis pour arriver à produire le fichier et en faire l'envoi aux parents des la classe de mes enfants.

1. Préparation du fichier en début d'année

En début d'année, on doit inscrire les noms des enfants et des parents dans le classeur où les parents pourront s'inscrire. Voici un petit tutoriel qui propose une procédure pour y arriver.

 

*** NOUVEAUTÉ À COMPTER DE 2016-2017 *** 

À noter, pour faciliter votre travail et le miens, j'ai bloqué plusieurs cellules et j'ai ajouté de nombreuses fonctions qui vous éviteront bien du travail au cours de l'année.

Aussi, en préparation de l'année, tout ce que vous devez faire, c'est de remplir votre liste de participants (enfants et parents).

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2. À chaque mois, préparer le fichier et l'envoyer

Ensuite, on doit chaque mois préparer le document d'inscription et faire l'envoi courriel. Voici encore un petit tuto qui explique comment s'y prendre.

*** QUELQUES PETITS POINTS À COMPTER DE 2016-2017 *** 

 Voilà quelques suggestions et détails sur la version 2016-2017 du fichier:

• Suggérez à vos profs de vous transmettre le calendrier par courriel... Pour la plupart d'entre-eux, l'idée de prendre une photo du calendrier avec une tablette ou un téléphone cellulaire et vous l'envoyer par courriel sera tout à fait simple à réaliser et tout le monde économisera du temps. Suivez ensuite la procédure détaillée dans le vidéo pour le déposer sur Google Drive.
• Une nouvelle feuille a été ajoutée au fichier et s'intitule «Autres». Elle permet à un parent d'inscrire ses implications autres que celles prévues dans votre horaire (ex.: participation à un comité, parent ménage). Ce qui est essentiel pour eux est d'inscrire une date d'événement. C'est la date de l'événement qui entre dans le calcul.
• Comme je le disais, j'ai ajouté plusieurs restrictions d'accès à des champs de formules. Si vous êtes incapable de faire certaines fonctions que vous jugez utile de faire, contactez-moi pour que je puisse débarrer tout ça.

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Évidemment, quand on aura ajusté le fichier, on enverra le message par courriel aux parents. Pour ma part, j'utilise Gmail pour faire cet envoi après avoir constitué un groupe. Voici un exemple de courriel que j'envoie aux parents... À noter, le texte a un peu changé suite à l'ajout de la feuille «Autres»

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Bonjour tout le monde,

Hey oui, notre dernière implication parentale de 2014-2015... ça sent les vacances. Voici donc les liens pour vous inscrire à l'implication parentale pour le mois de juin.

• Calendrier du mois de juin : [JE METS ICI L'ADRESSE DU FICHIER PDF ENVOYÉ PAR LA PROF]

• Document où inscrire vos choix : [JE METS ICI L'ADRESSE DU CLASSEUR OÙ LES PARENTS POURRONT INSCRIRE LEUR CHOIX]

À noter, vous pouvez également inscrire les implications parentales que vous réaliserez en dehors des plages horaires annoncées en vous rendant sur la page «Autres» [INSCRIRE L'ADRESSE DE CETTE FEUILLE]. L'important c'est d'inscrire une date pour que ça se comptabilise.

Une fois que vous avez inscrit votre plage horaire, pas besoin de plus, c'est «premier rendu, premier servi». Pour savoir où vous en êtes avec vos implication pour la classe de Mme Nathalie, rendez-vous à la page présentant le total. [JE METS ICI UN LIEN VERS LA PAGE «TOTAL» DU CLASSEUR]

Suite à votre choix, vous avez dans la page la confirmation de votre horaire et je ne vous enverrai pas d'autre confirmation.

Bon mois de juin!

Jean-François Dragon

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Pour ceux qui auraient besoin d'un petit rappel, voici la procédure que je vous avais fait parvenir le mois passé.

1. Rendez-vous sur le fichier que j'ai construit avec Google Drive (ne pas utiliser Internet Explorer 8... de toute façon, ce n'est plus une bonne idée depuis le 8 avril 2014)
2. Dans la page qui s'ouvre, un genre de fichier Excel, cliquez sur la feuille du mois actuel (en bas à gauche de votre navigateur)
3. Voilà comment lire cette feuille
1. La ligne 1, des colonnes D à I, indiquent les différentes plages horaires demandées par l'enseignante
2. La ligne 2, des colonnes D à I, indiquent le nombre de parents demandés pour chaque plage horaire
4. Pour vous inscrire c'est donc bien simple:
1. Prenez la première ligne disponible où il n'y a pas de nom (lignes 3 et suivantes)
2. Dans la colonne A, choisissez le nom de votre enfant dans la liste déroulante. À noter, il est possible que l'outil liste déroulante ne fonctionne pas sur iPhone ou iPad.
3. Dans la colonne B, écrivez le nom du parent qui sera présent
4. Dans les colonnes D à I, inscrivez le chiffre «1» vis à vis votre ligne et la colonne de la plage horaire où vous voulez être présent à l'école. Une note, il ne faut pas que la somme d'inscriptions (dernière ligne) dépasse le nombre de parents requis (ligne 2)
5. Pour votre info, la feuille «Total» en bas de la page vous permettra de suivre au cours de l'année votre présence dans la classe.

Pour ceux qui seraient plus visuels et aimeraient une petite démo, vous trouverez ci-dessous un petit tutoriel que j'ai fait pour vous montrer comment vous y prendre... http://youtu.be/612rihb41_c

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 3. Et comment ça s'inscrit un parent??

Au cas où vous ne le sauriez pas, voici comment un parent s'inscrit... c'est simple et rapide... voici la vidéo intégrée à mon courriel aux parents à chaque mois. N'hésitez pas à l'utiliser.